Kopper László általános rektorhelyettes 2003. decemberében kelt körleveléből:

“A Semmelweis Egyetem hivatalos levelezésében megjelenítendő egységes arculat erdekében az Informatikai Központ egy programot fejlesztett ki, hogy minden szervezeti egység a kibocsátott dokumentumain az elfogadott arculatnak megfelelő címereket, és betűtípusokat használja. Az irodai nyomtatókon előállítandó fejléces levélpapírok készítéséhez kizárólag a fekete-fehér címerek és az előírt betűtípusok használhatók. A fejléckészítő program telepítésére a fekete-feher címerek és a karakterkészlet változása miatt minden feljogosított számítógépes munkahelyen kötelezően sor kell, hogy kerüljön.”

Az említett programot egy darabig erőltettük, de egyrészt hibás volt, másrészt nehézkesnek bizonyult a használata, harmadrészt a felhasználók egy része még alapfokon sem képes az informatika alkalmazására, így ez most már nincs forgalomban. A lényeg azonban változatlan, a fejléces levélpapírok megjelenése központilag szabályzott és kötelező. Ennek ellenére egyre gyakrabban találkozni olyan hivatalos levelekkel, melyek nem a szabványosított fejlécet tartalmazzák, hanem valami egész más, fejlécnek csak látszó dolgot. Pontosabban fejlécek azok is, de nem felelnek meg az előírásoknak (időnként a józan ész szabályainak sem). Karunk továbbra is a Semmelweis Egyetem része, így itt is a központilag előírt formát kell használni minden esetben. Nem variálható, hogy milyen címer legyen ott, nem választható szabadon a betűtípus, és annak egyik paramétere sem (méret, dőlt, félkövér, stb.). Kötöttek az adatmezők is, és azok sorrendje, formája.

Az alábbiakban látható egy minta, melynek alapján mindenki legyen kedves eldönteni, hogy nála rendben vannak-e a dolgok, vagy sem (rákattintva nagyobb méretben is megtekintheti).

Alaposan figyeljék meg a részleteket is, a lényeg azokban lakozik. A betűtípus nem Arial, nem Helvetica, hanem a kifejezetten ehhez az arculathoz kiválasztott Huni_Fran típus (és ennek családtagjai), amely nem része egyik Windows rendszernek sem, külön kell telepíteni. Azaz ha valakinél nincs fenn a gépen, akkor már emiatt is mást fog látni (és használni), mint a mellékelt minta.

Kérem Önöket, hogy amennyiben úgy látják, nem a hivatalos fejlécet használják, akkor látogassanak el a szerveren az ‘Munkatar (M:)\Fejleces_tanszeki_levelpapirok\’ könyvtárba, és onnan vegyék át a saját gépükre a szervezeti egységük hivatalos fejléces dokumentumsablonjait. Ezeket mindenki oly módon használja (a saját gépén), ahogy neki tetszik, de azért elmondjuk, hogy mi a papírforma. A felhasználói profilban ([c]:\Documents and Settings\[felhasználó]\) az \Application Data\Microsoft\Sablonok\ könyvtár tartalmazza azon sablonokat, amelyeket a Microsoft Word az ‘Új dokumentum létrehozása > Sablonok > A saját számítógépen’ kiválasztásakor megjelenő ablakban látszanak. Tehát ide érdemes bemásolni a DOT fájlokat (magyar, angol, német), szerintünk innen a legegyszerűbb aztán elérni, felhasználni. De persze szabad a vásár, mindenki úgy dolgozik, ahogy neki a legkényelmesebb.

Sok embernél a forma jó, megvan a sablon, esetleg átvette valakitől, de mégsem úgy néz ki, mint a fenti minta. Ezesetben hiányzik az előírt betűtípus (Huni_Fran), azért néz ki másképpen a fejléc. Ekkor keressék meg az ‘Munkatar (M:)\’ könyvtárban a ‘Fejlec’ nevű fájlt, és futtassák le (azaz egy dupla kattintás a fájlra). A folyamatot fekete DOS ablakok felvillanása jelzi, közreműködésre nincs szükség, mindössze arra, hogy utána legyenek szívesek újraindítani a számítógépüket. Ezt követően már a jó fejlécet kell látniuk.

Ha a fentiekkel kapcsolatban bármi kérdése van, vagy esetleg nem működik a dolog, akkor szóljon, és megoldjuk!

Ha azt tapasztalják, hogy a fejléc hibás, vagy egyszerűen csak elavult adatokat tartalmaz, akkor keressék meg Király Andrást (61257) vagy Antal Sándort (61253) és jelezzék nekik, mit kell megváltoztatni. A káosz elkerülése érdekében ugyanis a felhasználók csak olvashatják az említett könyvtár fájljait, azokba közvetlenül nem írhatnak, azokat nem módosíthatják. A saját gépükön elméletileg tetszőlegesen szerkeszthetik a fejlécet, de ha egy-egy változás miatt ezt joggal meg is teszik, hangsúlyozottan kérjük, hogy minden hivatalos változásról értesítsék kollégáinkat, akik a központi fájlokban mihamar átvezetik a frissítést, így ha valaki legközelebb oda fordul, akkor is naprakész anyagot találhat.